В компании медленно согласовывают решения, неделями визируют договора и несколько отделов умудряются дублировать работу друг друга? Тогда вам срочно нужен сервис автоматизации бизнес процессов. О том, что это такое, какой выбрать и что это даст, обсудим дальше.
Что такое сервис автоматизации бизнес процессов и как он работает
Сервис автоматизации БП – это программа или платформа, которая берёт на себя согласования, документооборот, кадровые процедуры, обмен данными между отделами.
Автоматизация происходит следующим образом. На этапе внедрения ПО вы описываете процесс — кто, что и в каком порядке делает. Система превращает это в маршрут, а дальше уже сама следит за исполнением.
В зависимости от настроек, вам могут приходить оповещения о том, что документ подписан, решение согласовано и т.д. Заодно руководство может оценить реальное время, которое тратится на подписание договора и найти “проблемных” сотрудников с королевскими замашками. Таких нужно уговаривать выполнить свою работу, например, прочитать и завизировать договор. А теперь в системе четко видно, когда договор загрузили, когда каждый из причастных его прочитал и подписал. Это позволяет уменьшить количество персонала, сократить бизнес процессы, повысить общую эффективность. Именно поэтому стоит получить консультацию LITIKO и выбрать подходящее ПО.
Какие достоинства и недостатки у сервиса автоматизации бизнес процессов
Хотя кажется, что автоматизация и оптимизация БП – просто идеальное решение, на самом деле есть и плюсы, и минусы. Например, персонал может сопротивляться переменам и бойкотировать нововведения.
Вот почему стоит рассмотреть возможность купить сервис автоматизации БП:
- решение вопросов и подписание документов ощутимо ускоряется;
- человеческий фактор сведен к нулю;
- полная прозрачность процессов — видно, на каком этапе всё застряло и кто тормозит согласование;
- все действия фиксируются в системе, поэтому не приходится гадать, кто и почему принял спорное решение;
- уменьшение количества персонала;
- контроль за процессами для руководителей значительно облегчен.
К каким минусам нужно быть готовым:
- внедрение сервиса требует и времени, и денег;
- сопротивление персонала;
- затраты на обучение персонала работать “по новому”;
- кастомизация сервиса не всегда возможна, поэтому нужно выбирать внимательно и дотошно;
- настраивать ПО должны профи.
Поэтому стоит заключить договор с LITIKO и получить не просто сервис, а инструмент, настроенный под вас.
Как выбрать сервис автоматизации бизнес процессов для вашей компании
Сначала стоит понять, какая именно боль у вашего бизнеса. Далее расскажите это консультанту и он предложит вам один или несколько вариантов.
Обычно предстоит выбрать четырех вариантов, которые мы для вашего удобства сравнили.
| Сервис | Что это такое | Основные функции | Для кого подходит |
|---|---|---|---|
| СЭД (система электронного документооборота) | Платформа для создания, согласования, подписания и хранения документов без бумаги и беготни по кабинетам | Маршрутизация документов, электронная подпись, контроль сроков согласования, версионность файлов, архивирование, обмен документами с контрагентами и госорганами | Компании любого размера, где документооборот отнимает много времени — от небольших фирм до крупных корпораций |
| КЕДО (кадровый электронный документооборот) | Аналог СЭД, но заточенный под HR-процессы: заявления, приказы, договоры, личные дела сотрудников | Электронное оформление приёма и увольнения, согласование отпусков и больничных, хранение трудовых договоров, электронная подпись сотрудников, интеграция с кадровым учётом | Компании со штатом от нескольких десятков человек, особенно с распределёнными командами или филиалами |
| BPM (business process management) | Система управления сквозными бизнес-процессами целиком, а не отдельными документами | Моделирование и автоматизация процессов «от и до», распределение задач между исполнителями, контроль KPI и сроков, аналитика узких мест, гибкая настройка маршрутов | Средний и крупный бизнес со сложными многоэтапными процессами — производство, логистика, обслуживание клиентов |
| ECM (enterprise content management) | Платформа для управления всем корпоративным контентом — документами, файлами, перепиской, данными | Централизованное хранилище контента, разграничение доступа, поиск по всей базе данных, интеграция с другими системами компании, управление жизненным циклом информации | Крупные организации с большим объёмом разнородных данных, которым нужен единый информационный каркас |
На практике эти системы часто идут в связке — СЕД для базового документооборота, КЕДО для HR, BPM для сложных процессов, ECM как общий каркас, который всё это объединяет.
Если сервис автоматизации бизнес процессов уже есть, какие ещё IT-решения для бизнеса могут быть вам полезны
Допустим, документооборот вы уже наладили. Хорошая новость — цифровая трансформация на этом не заканчивается, и тут есть куда расти. Системная интеграция позволяет связать между собой разрозненные программы, которые компания годами покупала “по случаю” и которые теперь не разговаривают друг с другом. IT решения для бизнеса – LITIKO помогают понять, какие процессы вообще стоит автоматизировать дальше, а какие лучше не трогать — да, бывает и так, не всё нужно оцифровывать любой ценой. Техническая поддержка и сопровождение проектов — штука недооцененная, но именно она спасает, когда система внезапно начинает сбоить в самый неподходящий момент.
Почему стоит выбрать компанию LITIKO, чтобы повысить эффективность своего бизнеса
Вот тут стоит сказать пару слов про LITIKO — украинского ИТ-интегратора, который уже больше 25 лет занимается оптимизацией БП:
- внедрением СЕД, КЕДО, BPM и ECM-систем;
- интеграцией программных продуктов;
- сопровождением проектов цифровой трансформации.
За плечами компании — свыше 250 реализованных корпоративных проектов в самых разных отраслях. Среди клиентов — торговая сеть АТБ, Таскомбанк, корпорация ALEF, UNIQA.
Сильная сторона LITIKO не в том, что они предлагают готовые решения, а в индивидуальном подходе. Команда разбирается в реальных процессах конкретного бизнеса и подбирает решение под задачи, а не наоборот. Плюс — полное сопровождение проекта, от постановки технических требований до технической поддержки после запуска. Поэтому стоит зайти на litiko.com и уже сегодня узнать, чем они могут быть вам полезны. Для компании из Харькова или другого города Украины, которая хочет не просто купить систему, а получить рабочий инструмент, это как раз тот случай, когда опыт и системный подход решают больше, чем красивая презентация.
Автоматизация бизнес процессов — это не модный тренд, а вполне практичный способ перестать терять время, деньги и нервы на рутине. Выбор конкретного решения зависит от масштаба компании и ее реальных болей, а не от того, что стоит у конкурентов. И если процесс кажется сложным — а он часто таким и кажется на старте — правильный технологический партнёр вроде LITIKO способен сильно упростить путь от идеи до работающей системы.